De veiligheid en privacy van uw gegevens is voor Acture hoge prioriteit. We geven u graag een overzicht van de maatregelen die we daarvoor treffen op het gebied van privacy, security en certificering.

Beveiligingsmaatregelen

Acture hanteert de volgende maatregelen:
(klik om te openen)

Privacy

Privacy impact assessment

Er is een privacy impact assessment opgesteld.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Om de privacy van uw data te waarborgen en uw persoonsgegevens te beschermen hanteert Acture verschillende maatregelen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vormt de basis voor ons informatiebeveiligingsbeleid. Daarbij voldoet Acture aan de Nederlandse en Europese privacywetgeving en richtlijnen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De AVG heeft Acture aangesteld als ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Hieruit volgt dat Acture in de uitvoering van de dienstverlening daadwerkelijk en zelfstandig beslissingen neemt over de verwerking van persoonsgegevens en daarmee feitelijk bepaalt wat er met die persoonsgegevens gebeurt. Met andere woorden: Acture bepaalt het doel en (de wezenlijke aspecten van) de middelen van de verwerkingen.

De AVG stelt maatregelen voor Acture als verwerkingsverantwoordelijke. Dit betreft de volgende maatregelen:

  • Acture en haar leveranciers houden zich te allen tijde aan de wet;
  • Acture treft voldoende maatregelen ten behoeve van haar technische en organisatorische beveiliging;
  • Acture heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld die dient als interne toezichthouder en adviseur;
  • Acture zorgt ervoor dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld;
  • Acture meldt een datalek bij het AP na constatering. Acture heeft een meldpunt ingericht voor het melden van datalekken. Constateert u een datalek? Meld dit direct bij privacy@acture.nl;
  • Acture hanteert bij het ontwikkelen van haar software het ‘privacy by design’ en ‘privacy by default’ principe;
  • Acture maakt afspraken met de verwerkers;
  • Acture heeft een privacy impact assessment opgesteld die periodoek wordt herzien.
  • Alle bovenstaande punten zijn getoetst conform ISO27001 en ISO9001 normenkader.

Toetsing en certificering

Penetratietest

Jaarlijks wordt een penetratietest uitgevoerd volgens de black box en de grey box methode. Bij de black box methode worden de webportalen en de infrastructuur getest door ethische hackers op basis van minimale informatie en zonder vooraf bekend gemaakte inloggegevens. De kwetsbaarhedenscans worden op twee niveaus uitgevoerd: op webserver- en webapplicatieniveau. Bij de grey box methode beschikken ethische hackers over testcredentials, zoals bijvoorbeeld gebruikersnamen en wachtwoorden. Hiermee wordt onder andere onderzocht of autorisaties binnen de applicaties correct gewaarborgd zijn. Met grey box testen wordt meer nadruk gelegd op de werking van de functionele beveiligingsmaatregelen.

Gedragsregels

Acture beschikt over gedragsregels waarbij de focus wordt gelegd op vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie zodat deze zo goed mogelijk worden beschermd. Elke medewerker dient deze gedragsregels voor akkoord te ondertekenen.

Bewustwordingsessies

In het kader van ISO9001 en ISO27001 worden er jaarlijks bewustwordingsessies georganiseerd ten aanzien van informatiebeveiliging en de AVG. Deze bewustwordingsessies zijn verplicht voor alle medewerkers. Daarnaast worden er tevens bewustwordingssessies georganiseerd voor nieuwe medewerkers tijdens het onboarding traject.

Training

Acture beschikt over een Online Academy waar trainingen/cursussen worden aangeboden. De training AVG Security Awareness en AVG Privacy Awareness zijn verplichte trainingen tijdens het onboarding traject met een toets ter afsluiting die met goed resultaat dient te worden behaald.

Interne privacy audit

Jaarlijks wordt er een interne privacy audit uitgevoerd. Tijdens de interne privacy audit wordt het privacybeleid, de procedures en nalevingscontroles beoordeelt. Tevens zijn er interviews met stakeholders. De AVG compliance wordt beoordeeld in het licht van de privacywetgeving. Er volgt vervolgens een rapport met overzicht van conclusies aanbevelingen en prioriteiten.

Vastlegging

De beleidsregels die op 21 april 2016 zijn gepubliceerd door de Autoriteit Persoonsgegevens inzake ‘de zieke werknemer’ worden strikt in acht genomen door de casemanagers.

Continuïteit

Om alle data binnen Klout7 veilig te stellen, worden er dagelijks meerdere back-ups van het systeem gemaakt. Alle back-ups zijn bedoeld om gegevens terug te kunnen halen in het geval van een calamiteit. Indien er een dergelijke calamiteit voorvalt, wordt de meest recente back-up gebruikt om het systeem weer te herstellen.

ISO certificaten

Acture heeft haar informatiebeveiligingsmanagementsystemen onlangs gecertificeerd conform de internationale ISO normen voor kwaliteit en waarborging. Hiermee wordt aangetoond dat Acture voldoet aan ISO27001 en ISO9001 en streeft naar voortdurende verbetering.

Security

Autorisatie

De autorisaties van gebruikers zijn zodanig ingesteld dat personen die bepaalde (medische) gegevens niet mogen verwerken, deze gegevens ook niet kunnen inzien.

Verwerkers

Per kwartaal wordt een leveranciersselectie uitgevoerd op gebied van de AVG en alle leveranciers die persoonsgegevens verwerken worden in detail beoordeeld door middel van een risicoanalyse op beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit. Tevens is met alle leveranciers een verwerkersovereenkomst afgesloten indien noodzakelijk.

Datacenter

Er zijn geen fysieke servers bij Acture in gebruik wat betreft de KA omgeving, enkel virtuele servers welke afgenomen worden uit het Microsoft Azure platform. Microsoft is verantwoordelijk voor het up-to-date zijn van de fysieke servers en de vervanging daarvan.
Alle servers zijn gedeployed in de Azure region WEST Europe. Dit betekent dat de datacenters van deze regio (Amsterdam) gebruikt worden.

Beveiliging data (encriptie)

De volgende opzet is gemaakt voor de beveiliging van de data uit Klout7. Deze data bestaat uit twee onderdelen:

  • Fysieke bestanden (bijvoorbeeld Word documenten)
  • Data opgeslagen in een database

Om deze te beveiligen hebben wij een zes stappenplan opgesteld:

  1. Real-time I/O encryption and decryption of the data and log files (TDE)
  2. Encrypting Connections to SQL Server (SSL, settings, IPSec)
  3. Encrypt/decrypt files stored on the file system
  4. Change file names and extensions on disk
  5. Windows security (file system user rights)
  6. Encrypt a Column of Data

Wat betekent dit in ‘normaal Nederlands’?

  1. Hierbij wordt de volledige database gecodeerd volgens “Transparant Data Encryption”.
  2. In deze stap beveiligen wij de verbinding tussen de database en de applicatie met extra beveiliging zoals specifieke certificaten en IP-beveiliging.
  3. Fysieke bestanden worden opgeslagen en gecodeerd zodat deze zonder sleutel niet bruikbaar zijn.
  4. De namen van de bestanden worden gecodeerd met een sleutel om herkenning te voorkomen.
  5. Op bestandsniveau wordt als extra maatregel binnen de serveromgeving specifieke rechten ingesteld.
  6. Er wordt symmetric encryption (AES/DES/SSL) gehanteerd om te voorkomen dat een database administrator (onderhoud) die toegang heeft tot de database alle gegevens kan inzien. De database is dus wel bereikbaar voor onderhoud, maar administrators kunnen de data niet inzien.

Wijzigingsbeheer

De wijzigingsbeheerprocedure voor (database)wijzigingen behoort gedocumenteerd te zijn. Deze omvat in ieder geval:

  • Alle databasewijzigingen dienen te worden vastgelegd, te worden voorzien van een versienummer en herleidbaar zijn naar individuele personen.
  • Alle handelingen die mensen verrichten in het systeem worden gelogd.
  • Ontwikkelingen in de automatisering verlopen altijd via OTAP.
  • Proceswijzigingen of ontwikkelverzoeken gaan altijd via het ISMS (information security management systeem).
  • De testomgeving is volledig geanonimiseerd.

Logische toegangsbeveiliging terminal server

Het wachtwoord van systeemgebruikers moet aan verschillende specificaties voldoen. Het gebruik van STERKE wachtwoorden is verplicht. Het Welkomwachtwoord moet direct aangepast worden. Reeds gebruikte wachtwoorden hergebruiken of alleen het cijfer aanpassen mag niet. Acceptatievoorwaarden zijn verschillend. Echter beleidsregels zijn: Minimaal 16 karakters en 3 van de 4 volgende criteria: 1 hoofdletter, 1 kleine letter, 1 cijfer, 1 speciaal teken.

Verwerking data

Wij gebruiken uw herleidbare klantgegevens niet voor andere doeleinden dan de uitvoering van onze dienstverlening. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben wij te maken met verschillende soorten persoonsgegevens. De soorten persoonsgegevens die wij van u verwerken variëren. Dit is afhankelijk van de dienstverlening die u bij Acture afneemt én afhankelijk van uw overeenkomst met Acture. Indien u uw overeenkomst met Acture beëindigd, is Acture niet in staat uw gegevens te verwijderen in verband met de wettelijke bewaarplicht.

Alle gegevens worden binnen Klout7 opgeslagen conform de ISO27001 en ISO9001 standaarden. De maatregelen die hieraan gekoppeld zijn, zijn conform de richtlijnen van Beveiliging van Persoonsgegevens van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

Klout7 | Toegang

U heeft enkel toegang tot uw gegevens in Klout7 met een geldige gebruikersnaam en wachtwoord. Het wachtwoord van systeemgebruikers moet aan verschillende specificaties voldoen. Klout7 maakt daarnaast gebruik van cryptografische maatregelen: tweezijdige authenticatie, versleuteling en encryptie via een beveiligde SSL verbinding. Hiermee wordt geheime en gevoelige informatie beschermd en versleuteld.

De beveiliging van uw data wordt actief gemonitord. De autorisaties van gebruikers zijn zodanig ingesteld dat personen die bepaalde (medische) gegevens niet mogen verwerken, deze gegevens ook niet kunnen inzien.

Klout7 | Virussen

Klout7 wordt beschermd door malware en door het gebruik van virusprotectie zorgt Acture ervoor dat haar gebruikers niet besmet worden met virussen. Voor de bescherming van uw eigen gegevens vertrouwen wij erop dat uw systemen in bezit zijn van virusdetectie en malware-protectie.

Klout7 | Meldingen kwetsbaarheden

Acture neemt de beveiliging van Klout7 zeer serieus. De veiligheid van het systeem wordt dan ook actief bewaakt. Als u desondanks kwetsbaarheden ontdekt binnen Klout7, neemt u dan direct contact met ons op via privacy@acture.nl. Kwetsbaarheden gemeld via dit mailadres worden direct in behandeling genomen.